Qui sommes-nous ?
L’adresse de notre site web est la suivante : https://melissatromba.com.
Chez THE AGENCY MONTRÉAL, agence immobilière, et Melissa Tromba, Courtier immobilier résidentiel The Agency Montreal, nous respectons votre droit à la vie privée.
Nous reconnaissons l’importance de la protection des informations personnelles que vous fournissez lors de votre visite sur notre site web et nous nous engageons à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations personnelles que nous recueillons. La présente politique de protection de la vie privée décrit, entre autres, le type d’informations personnelles que nous recueillons, la manière dont nous utilisons ces informations, les mesures de protection que nous avons mises en place, le droit d’accès aux informations personnelles et les personnes auxquelles les informations personnelles peuvent être divulguées. La présente politique de confidentialité s’applique à toutes les informations personnelles que nous recevons de la part de personnes, telles que vous, qui ne sont pas employées par nous, ou à propos de ces personnes.
Aux fins de la présente déclaration, on entend par « informations à caractère personnel » les informations concernant une personne identifiable, y compris, mais sans s’y limiter, les coordonnées, telles que le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, les informations démographiques ou relatives au ménage, ainsi que les informations financières et de crédit.
The Agency Montréal est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la ” Loi “) et, à ce titre, The Agency Montréal s’efforce de maintenir les plus hauts standards de confidentialité à l’égard des renseignements personnels qui lui sont fournis par ses clients, fournisseurs et autres entreprises dans le cadre de ses activités de courtage immobilier, notamment, mais sans s’y limiter, par le biais du site Internet de The Agency Montréal (le ” Site Internet “), de ses réseaux sociaux, de ses publicités et pour les fins de ses activités de courtage immobilier, notamment, mais sans s’y limiter, par le biais de son site Internet (le ” Site Internet “), de ses réseaux sociaux, de ses publicités et pour les fins de ses activités de courtage immobilier.
Gestion des relations avec la clientèle (CRM) et gestion des documents électroniques
(GED), conformément aux obligations qui lui incombent en vertu de la loi.
Qu’entendons-nous par « informations personnelles » ?
Les informations personnelles sont des informations sur une personne physique qui permettent directement ou indirectement de l’identifier. Un document écrit, une image, une vidéo ou un enregistrement sonore peut contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, The Agency Montréal peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse du domicile, la date de naissance, les renseignements sur les pièces d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur le revenu, l’état matrimonial, etc. Ces renseignements peuvent être utilisés par The Agency Montréal pour identifier une personne.
Les principes de protection énumérés ci-dessous s’appliquent à la collecte, à l’utilisation et à la transmission des informations personnelles que les internautes peuvent fournir dans le cadre de l’utilisation du site web.
1. La responsabilité
The Agency Montréal est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, The Agency Montréal a adopté la Politique de confidentialité ainsi que des politiques et pratiques de gouvernance des renseignements personnels qui ont pour but de régir la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
2. Collecte d’informations personnelles
The Agency Montréal ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités de courtage immobilier. Par exemple, des renseignements peuvent être recueillis aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, de la tenue de dossiers, du contrôle de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) ou à toute autre fin déterminée par The Agency Montréal et portée à la connaissance de la personne dont le consentement est sollicité.
The Agency Montréal invite son personnel, les membres de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer qu’elle les comprend.
Aux fins de la collecte de renseignements personnels, The Agency Montreal encourage les membres de son personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à utiliser les formulaires normalisés élaborés par l’OACIQ. L’accès à vos renseignements personnels sera limité aux seules personnes qui en ont besoin pour mener à bien nos activités commerciales. Nous ne divulguons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, c’est pourquoi votre courtier immobilier vous demandera de signer le formulaire de consentement de l’OACIQ à cet effet. Une référence spécifique est faite lorsque vous fournissez de tels renseignements personnels, ou si la divulgation de ces renseignements personnels à des tiers est directement liée à nos activités commerciales ou nécessaire pour vous fournir des informations, des produits ou des services, et constituerait une situation où le formulaire ne serait pas nécessairement requis. Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles lorsque la loi nous y oblige.
The Agency Montréal peut également recueillir des renseignements personnels verbalement par le biais de la correspondance avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.)
3. Utilisation et divulgation des informations personnelles
Les informations personnelles sont utilisées et communiquées aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les informations personnelles peuvent être utilisées à d’autres fins, par exemple pour détecter et prévenir la fraude ou pour fournir un service à la personne concernée.
The Agency Montréal peut être appelée à communiquer des renseignements personnels à des tiers, par exemple des fournisseurs, des co-contractants, des sous-traitants, des agents, des assureurs (tels que le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ], le Fonds d’indemnisation du courtage immobilier du Québec [FICI]), des professionnels, des institutions financières ou de vérification du crédit ainsi que des fournisseurs de systèmes de gestion électronique de documents (SGED) et d’autres organismes de réglementation, ou encore à l’extérieur du Québec.
The Agency Montréal peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de services ou d’affaires. Dans ce cas, The Agency Montréal établira un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle indiquera les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour s’assurer qu’ils ne sont utilisés qu’aux fins du mandat ou du contrat et qu’ils sont détruits une fois le mandat ou le contrat terminé. Le cocontractant doit également s’engager à collaborer avec The Agency Montréal en cas de bris de confidentialité des renseignements personnels.
Avant de divulguer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, The Agency Montréal tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins auxquelles ils seront utilisés et des mesures de protection qui seront en place à l’extérieur du Québec. The Agency Montréal ne divulguera des renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que les renseignements seront adéquatement protégés à l’endroit où ils seront divulgués.
4. Conservation et destruction des données à caractère personnel
Lorsque les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées ou utilisées ont
a été remplie, The Agency Montréal doit la détruire, sous réserve d’un délai de conservation.
période prévue par la loi. À cet égard, les professionnels de The Agency Montréal
Les obligations de la Commission l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans à compter de leur date d’achèvement.
la fermeture.
5. Mesures de sécurité
Lors de la collecte, de l’utilisation, du stockage et de la destruction d’informations à caractère personnel, The Agency Montréal
MONTRÉAL applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger la confidentialité des données.
des informations personnelles. Les données à caractère personnel collectées seront stockées sur des serveurs et dans des systèmes d’information.
les systèmes de gestion électronique des données équipés de mécanismes et utilisant
des normes de protection reconnues pour assurer la sécurité des données à caractère personnel
fournies à The Agency Montréal par ses clients, fournisseurs et autres
dans le cadre de ses activités de courtage immobilier, y compris, mais sans s’y limiter
limitée, par le biais du site web, de ses réseaux sociaux, de ses publicités et pour le compte de la Commission.
aux fins de ses activités de gestion des relations avec la clientèle (GRC) et de gestion électronique de l’information.
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des systèmes de gestion des documents (GED), conformément aux obligations qui lui incombent au titre de la
l’acte.
Incident de confidentialité
Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une divulgation d’informations personnelles
qui n’est pas autorisée par la loi, ou la perte d’informations personnelles ou toute autre
la violation de la protection des informations personnelles.
The Agency Montréal a mis en place un protocole de gestion de la confidentialité.
incident, qui identifie les personnes qui assistent le responsable de la protection de la vie privée et qui définit la procédure à suivre en cas d’incident.
les actions concrètes à entreprendre en cas d’incident. Ce protocole définit les
les responsabilités attendues à chaque étape de la gestion de l’incident, y compris le
les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.
6. Cookies
Un « cookie » est une petite quantité de données que notre site web peut envoyer à votre navigateur web,
qui peut ensuite être stockée sur le disque dur de votre ordinateur afin que nous puissions reconnaître les informations que vous nous avez fournies.
vous lorsque vous revenez sur notre site web. Nous pouvons utiliser des cookies pour stocker les informations suivantes sur les visiteurs
préférences, enregistrer des informations sur la session, enregistrer des informations spécifiques à l’utilisateur à propos de
les pages web auxquelles les utilisateurs accèdent ou qu’ils visitent, alerter les visiteurs sur de nouvelles zones susceptibles d’être intéressantes pour eux.
d’intérêt pour eux lorsqu’ils reviennent sur notre site web, enregistrer les activités passées sur un site dans des bases de données.
afin de fournir un meilleur service lorsque les visiteurs reviennent sur notre site, de personnaliser le site web
en fonction du type de navigateur des visiteurs ou d’autres informations envoyées par le visiteur.
Vous pouvez configurer votre navigateur web pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez un cookie, ou pour qu’il refuse de l’accepter.
accepter certains cookies. Vous n’êtes pas obligé d’accepter les cookies pour accéder ou effectuer des recherches.
notre site web. Cependant, il peut y avoir une perte minimale de fonctionnalité si vous avez
désactivé ou supprimé tous les cookies.
7. Rôles et responsabilités
A. The Agency Montréal, son personnel, les membres de son équipe ou tout membre de l’administration de The Agency Montréal.
assistant, selon le cas
– Garantit la confidentialité des informations grâce à une bonne information
les pratiques de gestion. Il fournit notamment des lignes directrices, des formations et des
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des instructions aux membres du staZ concernant la collecte, l’utilisation et le stockage,
la modification, la consultation, la communication et la destruction autorisée des
des informations personnelles.
– Déploie des mesures de protection appropriées pour réduire le risque d’incidents liés à la protection de la vie privée, par exemple
sécurité informatique, mise à jour des politiques en matière d’informations personnelles, formation staZ, etc.
– dispose de méthodes normalisées pour l’archivage des documents contenant des données à caractère personnel
des informations.
– dispose de méthodes normalisées pour la conservation des documents contenant des données à caractère personnel.
l’information, y compris les procédures de numérisation.
– Gère l’accès physique et informatique aux informations à caractère personnel, en se basant sur les données de la base de données.
notamment sur sa sensibilité.
– détruit en toute sécurité les informations personnelles. Il donne notamment des directives ou
des instructions aux membres de la staZ concernant la méthode de destruction sécurisée,
les délais de destruction, etc.
B. OZicer de la vie privée
Conformément à la loi, The Agency Montréal a nommé un commissaire à la protection de la vie privée.
OZicer.
Il veille notamment à ce que ces politiques soient respectées et à ce qu’elles
se conformer à la réglementation en vigueur. Le nom et les coordonnées de cette personne sont
dans la section « Plaintes ».
Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de gérer les incidents liés à la confidentialité et, dans les cas suivants
dans ce contexte, prend les mesures prévues par la loi.
L’OZICER traite les demandes d’accès et de rectification des données à caractère personnel.
des informations. Il s’occupe également des plaintes concernant la façon dont The Agency Montréal traite les demandes d’information.
des informations personnelles.
L’OZICER est consulté dans le cadre de l’évaluation de l’impact sur la vie privée de tout projet de loi.
projet impliquant l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information
ou la fourniture électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation et la divulgation,
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la conservation ou la destruction des informations personnelles. Il peut suggérer des mesures pour garantir
la protection des données personnelles dans le cadre d’un tel projet.
C. StaZ, membres de l’équipe ou assistants administratifs
Un membre du staZ, de l’équipe de The Agency Montréal ou tout assistant administratif
ne peut consulter les informations personnelles que dans la mesure où elles sont essentielles à l’exécution des tâches par The Agency Montréal.
ses fonctions ou son mandat.
The Agency Montréal Membre de la staZ, membre de l’équipe ou assistant administratif :
– Veille à l’intégrité et à la confidentialité des informations personnelles détenues par THE
AGENCE MONTRÉALAISE.
– Se conformer à toutes les politiques et directives de The Agency Montréal en matière de
l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation et la destruction des informations personnelles et
sur la sécurité de l’information et se conforme aux instructions qui lui sont présentées.
– Respecte les mesures de sécurité en place sur le poste de travail et sur tout autre poste de travail.
les équipements contenant des informations personnelles.
– N’utilisez que des équipements et des logiciels autorisés par The Agency Montréal.
– Veille à la destruction sécurisée des informations à caractère personnel conformément aux dispositions de la
des instructions. Signaler immédiatement à son supérieur tout acte dont il/elle est responsable.
a connaissance d’une violation réelle ou présumée des règles de sécurité
concernant les informations à caractère personnel.
8. Droit d’accès, de retrait et de rectification
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander l’accès à ses
les renseignements personnels détenus par The Agency Montréal. Une personne peut retirer
son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses données personnelles
à tout moment. Ce retrait doit être consigné par écrit en contactant
notre OZicer de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous. Sous réserve des dispositions légales ou
restrictions contractuelles et d’un préavis raisonnable, nous veillerons à ce que votre nom soit
retiré de notre (nos) liste(s) de diffusion.
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Une personne peut demander la rectification d’informations personnelles contenues dans un dossier concernant
qu’il estime inexactes, incomplètes ou équivoques.
Une personne peut demander à The Agency Montréal de lui transférer électroniquement ses données personnelles.
ou ses données personnelles à un tiers.
The Agency Montréal peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas suivants
cas prévus par la loi
(https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P39.1).
9. Plaintes
Une personne qui s’estime lésée peut déposer une plainte concernant
le traitement de ses données personnelles par The Agency Montréal. Ce traitement est effectué par The Agency Montréal.
La plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximum de 30 jours par le responsable de la protection de la vie privée.
OZicer et une réponse écrite vous sera envoyée.
Pour faire une demande d’accès, de rectification de vos données personnelles ou toute autre demande d’information.
à laquelle vous avez droit, ainsi que d’introduire une plainte concernant l’application de la loi.
traitement des données personnelles, veuillez contacter
Stéphane Arbour
Vie privée OZicer
The Agency Montréal
4115 Sherbrooke Ouest
Montréal, Qc H3Z 1K9
514-923-7793
stephane.arbour@theagencyre.com
10. Révision de la présente politique de protection de la vie privée
Nous nous réservons le droit de mettre à jour la politique de confidentialité à tout moment pour refléter les changements dans
obligations légales ou des changements dans la manière dont nous traitons les informations personnelles, sans préavis.
et nous vous encourageons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité.
Mise à jour : Octobre 2024
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